Mantieni il controllo dei tuoi dati con i File di dati di eM Client

Con la maggior parte delle comunicazioni che avvengono elettronicamente, molti utenti si trovano a dover gestire una grande quantità di dati di posta elettronica che devono essere archiviati, organizzati e occasionalmente condivisi con i colleghi. Sebbene avere tutti i nostri dati in un unico posto sia comodo, ci sono momenti in cui potremmo apprezzare un modo per dividerli in parti, per archiviarne alcuni altrove o per condividerli rapidamente.

È qui che entra in gioco eM Client con un'altra preziosa funzionalità: i File di dati.

Potresti avere già familiarità con il modo in cui eM Client memorizza i suoi dati: tutte le impostazioni utente, le e-mail e altri dati vengono salvati in un unico database SQLite di eM Client. Ciò consente di collegare tutto e migliora funzionalità come la ricerca, la cronologia delle comunicazioni e così via.

In questo articolo, spiegheremo come funziona la funzione File di dati e come questa utile funzione può aiutarti nella gestione dei dati del tuo eM Client.

Cosa sono i file di dati del eM Client?

I file di dati sono mini-database separati che ti consentono di dividere alcuni dei tuoi dati e salvarli sull'unità locale, sull'unità esterna o sull'archiviazione cloud. I file di dati hanno un formato eM Client personalizzato: EMDF (file di dati eM Client).

Ciò non significa che i tuoi dati vengano bloccati; tutto ciò che è possibile esportare dal database principale può essere esportato anche dai file di dati tramite eM Client.

Ora arriva la parte divertente: puoi connetterti e accedere ai file di dati solo quando ne hai bisogno utilizzando la funzione di montaggio/smontaggio.

Ti piacerebbe tenere il tuo vecchio archivio di posta elettronica di due anni fa lontano dalla vista e dai pensieri? È possibile creare un nuovo file di dati che conterrà solo le e-mail di quell'anno e smontare il file di dati. In questo modo, l'app non passerà al setaccio tutti i tuoi vecchi dati, rendendo le tue ricerche più veloci e prive di risultati irrilevanti.

I file di dati non solo possono essere spostati in una posizione diversa, ma possono anche essere condivisi comodamente con altri, in modo che possano montare rapidamente il file nel loro eM Client. In questo modo, intere strutture di cartelle e le e-mail contenute possono essere condivise facilmente.

Quindi, nel caso in cui tu debba consegnare un intero progetto con tutte le relative comunicazioni e-mail al tuo collega, puoi farlo creando un file di dati e condividendolo con lui. Lo stesso può essere fatto se una persona sta lasciando l'azienda e vuole condividere tutte le proprie e-mail con il proprio sostituto senza troppi problemi.

File EMDF e file PST

Come abbiamo già accennato, i file EMDF sono un formato file eM Client personalizzato. I file EMDF sono la risposta di eM Client ai casi coperti dai file PST comunemente noti, un file proprietario creato da Microsoft. Consentono agli utenti di ordinare i dati e di montarli nell'app solo quando necessario. Sebbene l'uso dei file EMDF sia simile ai file PST, non condividono i punti deboli spesso citati di questi ultimi.

I file dati EMDF offrono una maggiore stabilità: a differenza dei file PST, non si danneggiano così facilmente. Inoltre, non hanno limiti di dimensioni, quindi puoi dividere i tuoi dati quando vuoi, non quando esaurisci lo spazio.

Come creare file di dati in eM Client

Per creare un nuovo file di dati, vai su Menu > File di dati (su Windows) o eM Client > File di dati (su MacOS).

Lì troverai la sezione Gestione file dati. Fare clic su "+ Crea file dati" per creare un nuovo file di dati vuoto:

Si aprirà una finestra di dialogo in cui è possibile selezionare la posizione del nuovo file dati e il suo nome:

Dopo aver scelto la posizione del file e aver nominato il file, fai clic sul pulsante "Salva".

Ora che hai creato il tuo file dati, puoi modificarne il nome visualizzato, in modo che sia più facile trovarlo tra gli altri file dello stesso tipo:

L'avatar di ogni File dati può essere personalizzato facendo clic sull'avatar e quindi selezionando tra gli avatar predefiniti di eM Client, oppure caricando una immagine personalizzata:

Fai clic sul pulsante Salva e chiudi per applicare le modifiche:

Ora troverai il tuo file dati appena creato visualizzato nel pannello di sinistra, proprio sotto tutti i tuoi account di posta elettronica e sopra l'Archivio e le Cartelle locali:

Come puoi vedere, il nuovo file dati non mostra alcun dato: creiamo quindi una nuova cartella in cui possiamo successivamente copiare o spostare i dati.

Facendo clic con il pulsante destro del mouse sul File dati, si aprirà un menu a discesa. Questo consente di rinominare il file dati, aggiungere nuove cartelle, mostrare/nascondere cartelle e smontare rapidamente il file, tra le altre opzioni:

Aggiungi una nuova cartella, impostala in modo che si trovi sotto il tuo nuovo file di dati e scegli il nome e il tipo di elementi che conterrà:

Ora puoi copiare o spostare e-mail o altri dati nella nuova cartella, impostare regole per ordinare automaticamente determinate e-mail in questa cartella e smontare o montare il file dati secondo le tue necessità.

Abbiamo già menzionato i file PST: quando monti i file PST dal tuo vecchio Microsoft Outlook, l'app eM Client copierà i dati dal file PST e li convertirà nel formato EMDF. Quindi monterà il nuovo file. Il file EMDF verrà salvato nella stessa posizione del file PST originale.

È inoltre possibile montare e smontare i file tramite la sezione Gestione file dati.

Per montare rapidamente un File dati, è possibile trascinare e rilasciare il file in qualsiasi punto del pannello di sinistra dell'app eM Client, che monterà automaticamente il file e lo visualizzerà nella sezione File dati.

Come importare i file PST e OST di Outlook come file dati

L'importazione di un file di Outlook come file dati consente di scegliere le cartelle specifiche che si desidera importare. Durante il processo verrà creato un nuovo file EMDF.

Se desideri importare un file PST (o OST) come file dati, vai al menu > Importazione file > (su Windows) o Importazione > file (su MacOS) e seleziona "File di dati Outlook (.pst, .ost)".

Se hai l'app Outlook installata, il percorso del file verrà impostato sulla cartella AppData di Microsoft Outlook locale per impostazione predefinita. Se non hai installato l'app Outlook o desideri importare il file da una posizione diversa, fai clic su "Seleziona file...":

Una volta aperta una finestra di dialogo, trova il file che desideri importare e fai clic su "Apri".

Tornando a eM Client, procedi cliccando sul pulsante "Avanti".

Ora puoi deselezionare tutte le cartelle che non desideri importare, quindi fare nuovamente clic su "Avanti ":

Infine, è possibile impostare i dati da importare in un file dati appena creato:

Dopo aver selezionato la posizione del file EMDF appena creato, fai clic sul pulsante "Fine", lascia che l'importazione proceda, quindi fai clic sul pulsante "Ok": troverai quindi i dati importati nella posizione selezionata.

Come esportare i dati in File dati

Per esportare i tuoi dati in un nuovo file dati, vai su Menu > Esporta file > (su Windows) o Esporta > file (su MacOS) e seleziona "Esporta e-mail in file .emdf":

Scegli le cartelle che desideri esportare o seleziona la casella di controllo "Seleziona tutto" per selezionare tutti i tuoi dati:

Scegli dove vuoi salvare il tuo nuovo file dati e, quando si apre una finestra di dialogo, assegna un nome al nuovo file e fai quindi clic su "Salva".

Nella finestra dell'app eM Client, fai clic su "Fine":

Attendi il completamento dell'esportazione, quindi fai clic sul pulsante "Ok".

Ora che i tuoi dati sono stati esportati nella posizione selezionata, puoi archiviarli in modo sicuro per un secondo momento, rimontarli nell'app o condividerli con altri.

Il modo in cui gestiamo e archiviamo i nostri dati e-mail si basa sempre sulle preferenze personali ed esistono molti metodi tra cui scegliere. eM Client offre diverse funzionalità per una gestione e una condivisione dei dati semplice e sicura, inclusi i file di dati. Sia che tu preferisca affidarti all'Archiviazione o che tu voglia suddividere i tuoi dati per archiviarli localmente o su un server cloud, con eM Client non devi scendere a compromessi sulle opzioni.

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