Mantieni pulita la tua Inbox con le categorie della posta in arrivo

Tra varie newsletter, notifiche e-mail da piattaforme social e altri contenuti "non e-mail", le nostre caselle di posta elettronica tendono a riempirsi un po’ troppo. Un ottimo modo per tenere in ordine i diversi tipi di messaggi sono le categorie di posta in arrivo. Questo articolo mostrerà come funzionano nelle applicazioni desktop e mobile di eM Client, e come sfruttare al meglio la loro funzione.

Messaggi mancanti dalla Posta in arrivo?

Potresti aver notato che ci sono meno messaggi del previsto nella tua casella di posta. Prima di farti prendere dal panico, considera l'idea di controllare la scheda superiore della tua casella di posta: se la funzione Categorie è abilitata, al messaggio potrebbe essere stata assegnata una categoria, e quindi ordinata in una scheda separata.

La visualizzazione per categorie consente di filtrare le newsletter di marketing a cui ci si è iscritti, le notifiche occasionali dai social network e altre e-mail che in genere non sono una priorità.

Le schede delle categorie predefinite per gli account Gmail sono Principale, Offerte e Social. Per tutti gli altri account, saranno Principale e Altro. Ma puoi personalizzarle, ovviamente. Illustreremo come, più avanti in questo articolo.

Il layout predefinito dell'account Gmail, che chiamiamo "stile Gmail" in eM Client, copia la stessa visualizzazione delle categorie della posta in arrivo di Gmail a cui potresti essere abituato dalla webmail di Gmail stesso.

La visualizzazione predefinita per tutti gli altri account è molto vagamente ispirata alla "Posta in arrivo evidenziata" di Outlook, con Principale che contiene prima le categorie più importanti che potrebbero richiedere la tua attenzione, e il resto nella scheda Altro.

La visualizzazione può sempre essere modificata con un'altra a tuo piacimento, ad esempio "stile Gmail", per tutti gli account.

Modificare e disabilitare la visualizzazione delle categorie

La visualizzazione delle schede delle categorie può essere personalizzata separatamente per ciascun account di posta elettronica nella finestra principale facendo clic con il pulsante destro del mouse sulle schede, oppure sulla parte superiore dell'elenco messaggi:

Categorie della posta in arrivo nell'app desktop eM Client

eM Client supporta le categorie Principale, Offerte, Social, Aggiornamenti e Forum. Tutti i messaggi che non sono ancora stati categorizzati avranno lo stato "Non ancora categorizzato". Ciò significa che il processo di categorizzazione non è stato avviato (ad esempio dopo l'importazione di un gran numero di messaggi). I messaggi che non rientrano in nessuna delle categorie disponibili verranno visualizzati come "Nessuna categoria".

Come disattivare le categorie della posta in arrivo?

La funzione delle categorie può essere abilitata (e disabilitata) per l'intera app andando in Menu > Impostazioni > Posta > Categorie e selezionando l'opzione "Mostra categorie":

Assegnazione e modifica delle categorie

Quando la funzione Categorie è abilitata, i messaggi vengono ordinati automaticamente in categorie. Nel caso degli account Gmail, l'ordinamento viene effettuato da Google, quindi successivamente sincronizzato con l'app eM Client. Tutti i messaggi degli account non Gmail sono invece ordinati dall'algoritmo di eM Client.

Se la categorizzazione automatica non riesce, prova ad utilizzare la funzione Ripara: fai clic con il pulsante destro del mouse su Posta in arrivo e seleziona Proprietà > Ripara > Ripara > Categorizza messaggi.

E come spostare le email da Offerte a Principale, ad esempio?

La modifica della categoria per i singoli messaggi può essere effettuata facendo clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e scegliendo "Categoria", dopodiché è possibile scegliere le categorie disponibili:

In alternativa, modifica la categoria trascinando e rilasciando il messaggio nella scheda di destinazione.

Una volta che il messaggio viene rilasciato nella scheda della categoria desiderata (o confermata la categoria per le schede combinate), verrà visualizzata una finestra di conferma. Mostra le diverse opzioni disponibili in termini di applicazione della modifica della categoria anche ai messaggi futuri o meno recenti, o solo al messaggio selezionato:

Per impostazione predefinita, la modifica della categoria tramite drag-and-drop crea una nuova regola per tutti i messaggi futuri ricevuti o inviati allo stesso indirizzo e-mail. A questi messaggi verrà assegnata la categoria di destinazione.

C’è inoltre la possibilità di modificare la categoria per tutti i messaggi passati associati a quell'indirizzo email. Per fare ciò, è sufficiente tenere premuto il tasto "Maiusc" mentre si trascina e si rilascia il messaggio.

Inoltre, tenendo premuto il tasto "Alt" (su Windows) o il tasto "Control" (su macOS) durante il trascinamento, verrà modificata solamente la categoria del messaggio selezionato e non verrà creata alcuna nuova regola.

In caso di schede combinate (Principale, Altro o Tutto), si aprirà una finestra pop-up dove prima si dovrà indicare la categoria:

Regole personalizzate per le categorie

In Impostazioni > Posta > Categorie, troverai tutte le tue regole personalizzate e le impostazioni delle categorie in un unico posto.

Facendo clic sul pulsante "Modifica" nella sezione Regole personalizzate, è possibile modificarle:

Ogni categoria può essere assegnata manualmente da qui; è anche possibile limitare la categorizzazione oltre la regola predefinita ("Inviato a, e ricevuto da") solo a "Ricevuto da" o "Inviato a"

Le regole delle categorie possono essere applicate solo a un indirizzo e-mail completo, ma non funzionano con domini o indirizzi e-mail parziali.

Personalizzazione delle impostazioni predefinite della scheda Categoria

Nella sezione Categorie, scegli quali schede delle categorie verranno visualizzate per impostazione predefinita:

Inoltre, selezionando l'opzione "Personalizzato" nel menu a discesa, è possibile scegliere separatamente la visibilità delle schede delle categorie per i tuoi account Gmail e non Gmail e per le cartelle globali.

Per tutti gli account e le cartelle, è anche possibile specificare quali categorie verranno visualizzate nella scheda Principale e Altro (nel caso della vista delle schede ‘Principale e Altro’), in base alle tue priorità:

Sotto le schede delle impostazioni di visualizzazione, troverai anche le opzioni di visualizzazione per i messaggi recenti e non letti. Hai la possibilità di scegliere quale di questi verrà visualizzato accanto al nome della scheda della categoria, il numero di messaggi recenti, il numero di messaggi non letti, o nessuno dei due.

Anche lo stile del contatore dei messaggi può essere personalizzato: un badge che mostra il numero, un numero tra parentesi o un punto senza alcun numero per indicare che ci sono messaggi non letti o recenti nella scheda della categoria specifica.

Categorie della posta in arrivo nell'app mobile eM Client

L'app mobile offre impostazioni quasi identiche all'app desktop.

La visualizzazione di tutte le categorie può essere modificata toccando e tenendo premuta la parte superiore della posta in arrivo: verrà visualizzato il menu delle schede Categoria:

Troverai la sezione Categorie nel menu principale delle impostazioni:

È possibile anche impostare quali dovranno essere le schede visibili predefinite:

Toccando l' opzione Regole personalizzate, è possibile apportare modifiche alle regole personalizzate per ciascuna categoria:

opo aver selezionato un messaggio nella Posta in arrivo, è possibile riclassificarlo: tocca l'icona dei tre puntini nell'angolo in alto a destra, quindi tocca l'opzione e seleziona la categoria a cui desideri assegnare il messaggio:

Le categorie della posta in arrivo sono uno strumento utile che ti aiuterà ad assegnare la giusta priorità ai messaggi che visualizzi principalmente, e a quelli che rimandi in un secondo momento.

Grazie alla funzione delle categorie di posta in arrivo, varie notifiche dai forum e fastidiose e-mail promozionali non riempiranno più la tua casella di posta. Le schede delle categorie possono essere impostate a piacimento per ciascuno dei tuoi account di posta elettronica, semplificando l'impostazione di stili diversi per le caselle di posta di lavoro e quelle personali.

E se usare le categorie non fa per te? Disattivale, in pochi clic! Con eM Client, la tua casella di posta avrà sempre l'aspetto che preferisci.

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