Non è certo che ogni e-mail nella tua casella di posta personale debba essere conservata per decenni, ma la prospettiva di eliminare vecchie e-mail sul tuo account professionale o personale può essere snervante, perché non sai mai se potrai averne bisogno o meno in futuro. Con la tua casella di posta personale puoi anche essere flessibile, ma il discorso potrebbe essere diverso quando si tratta della tua e-mail di lavoro. Quindi, verifica sempre che sia il caso di eliminare le vecchie email prima di cancellarle dalla posta in arrivo.
Per quanto tempo devo conservare le e-mail sul mio account personale?
Puoi mantenere i messaggi e-mail personali per tutto il tempo che desideri; i provider di posta elettronica tra cui Microsoft Outlook e Gmail non elimineranno automaticamente le tue vecchie e-mail aperte. Le email che scegli di eliminare su Outlook e Gmail rimarranno nel cestino per 30 giorni. Questo ti darà il tempo di riconsiderare l'eliminazione dei messaggi. Trascorso un periodo di 30 giorni, le e-mail cancellate spariranno per sempre.
Ci sono alcuni tipi di e-mail che dovresti considerare di conservare. Le e-mail contenenti documenti e comunicazioni importanti dovrebbero essere conservatese si prevede di averne bisogno in futuro. Se non vuoi più vedere vecchi messaggi nella tua casella di posta, ma vuoi comunque conservarli, leggi il nostro post su come archiviare vecchi messaggi.
Per quanto tempo dovrei conservare le e-mail sul mio account di lavoro?
Le leggi sulla conservazione delle e-mail stabiliscono parametri che le aziende e le agenzie governative devono seguire per garantire che le informazioni siano archiviate in modo sicuro. I paesi di tutto il mondo hanno leggi differenti sulla conservazione della posta elettronica specifiche per determinate professioni che richiedono la conservazione delle informazioni per un determinato periodo di tempo. Chi lavora nell’ambito della legge, la medicina, e qualsiasi altra professione che richiede documentazione, dovrebbe informarsi circa le politiche di conservazione dei dati prima di eliminare le vecchie e-mail di lavoro.
Ecco una panoramica dei criteri di conservazione dei messaggi di posta elettronica in tutto il mondo.
Stati Uniti:
- Gli avvocati e altri professionisti del diritto dovrebbero conservare le loro e-mail per 3-7 anni. Questa risorsa spiega le leggi sulla conservazione dei dati per varie professioni negli Stati Uniti.
- I medici dovrebbero conservare le loro e-mail in base ai requisiti statali secondo le leggi HIPAA.
Europa:
- Ogni paese in Europa ha politiche diverse per la conservazione dei dati: vedere le linee guida prima di eliminare un'e-mail di lavoro.
Canada:
- I professionisti del diritto devono conservare i messaggi di posta elettronica contenenti file importanti per dieci anni.
- Se un'e-mail contiene cartelle cliniche, gli intervalli di tempo cambiano in base al rispettivo territorio. Controlla il grafico prima di eliminare un'e-mail su un paziente.
Regno Unito:
- Questo grafico mostra le tempistiche in vigore per la conservazione dei dati di posta elettronica in tutto il Regno Unito.
- I professionisti del diritto devono conservare le loro e-mail per sei anni.
Cina:
- Questa guida può essere utilizzata per verificare le attuali leggi sulla conservazione dei dati in Cina.
Se non sei sicuro di poter eliminare o meno una vecchia email dal tuo account di lavoro, verifica con il tuo supervisore prima di procedere. Utilizza le cartelle e la funzione di archiviazione sul tuo account per separare le e-mail vecchie da quelle nuove.
Archivia i vecchi messaggi di posta elettronica
La funzione di archiviazione sul tuo account di posta elettronica consente di conservare le vecchie comunicazioni senza intasare l’inbox. Le e-mail archiviate sono memorizzate sul tuo account, ma non verranno visualizzate nella tua casella di posta a meno che tu non le cerchi. Differenti provider di posta elettronica hanno diverse opzioni per accedere ai messaggi archiviati, e indipendentemente dal provider di posta elettronica che utilizzi, sarai comunque in grado di trovare i tuoi messaggi archiviati nell’account. Questo è un ottimo strumento da utilizzare per il tuo account di posta elettronica, che sia professionale o personale.
Gestisci le vecchie e-mail utilizzando eM Client
Il processo per la gestione delle vecchie e-mail attraverso l'applicazione eM Client è semplice e sicuro. Se decidi di eliminare un'email per sempre o di salvarla per dopo con l'archivio, sono presenti strumenti e opzioni su eM Client che ti assicurano di poter correggere eventuali errori. Abbiamo creato una guida per mostrarti tutti i modi in cui puoi gestire le tue vecchie e-mail in base alle tue esigenze.
Archiviazione su eM Client
L'applicazione eM Client include una funzione di archiviazione per aiutarti a gestire le tue vecchie e-mail. Ecco i passaggi per l'archiviazione su eM Client:
- Fare clic su Seleziona. È possibile selezionare tutto, oppure è possibile fare clic sulla casella accanto allee-mail specifiche che si desidera archiviare.
- Dopo aver selezionato le e-mail desiderate, fai clic su Archivia nella barra degli strumenti.
Questo processo di base ti consentirà di visualizzare i messaggi archiviati tramite ‘All Mail’ quando sei online se hai un account Google. Gli altri account di posta elettronica vedranno una cartella chiamata Archivio nell'elenco delle cartelle.
Un'altra grande caratteristica offerta dall'applicazione eM Client è l'archiviazione automatica. L'archiviazione automatica invia i messaggi archiviati a una cartella nella directory locale in eM Client. È possibile impostare un arco temporale per l'archiviazione automatica, in modo che le vecchie e-mail vengano automaticamente rimosse dalla posta in arrivo e salvate nella cartella locale.
Accedi all'archiviazione automatica tramite Menu > Impostazioni > Posta > Archiviazione automatica.
Svuota la tua casella di posta con eM Client
Uno dei vantaggi dell'utilizzo di eM Client è che sono presenti opzioni di backup e nessun limite di tempo per le e-mail cancellate, quindi hai tutta la flessibilità di commettere errori.
Segui queste istruzioni per eliminare le tue vecchie e-mail su eM Client:
- Fai clic su "Seleziona tutto" sopra la tua casella di posta in arrivo o fai clic sulle caselle di controllo per selezionare e-mail specifiche.
- Fai clic su "Elimina" nella barra degli strumenti.
- Apparirà una finestra pop-up che ti chiederà di confermare la tua decisione.
Le e-mail eliminate vengono archiviate nella cartella Cestino a tempo indeterminato. Le e-mail inviate a questa cartella sugli account sincronizzati potrebbero venire eliminate dopo un certo periodo di tempo. Ad esempio, i provider di posta elettronica popolari come Outlook e Gmail mantengono le email cancellate solo per 30 giorni, quindi è bene ricordarsi di recuperare un'email prima che sia troppo tardi!
Backup automatici su eM Client
Se hai il timore di perdere accidentalmente una vecchia email che hai eliminato per errore, uno dei molti vantaggi dell'utilizzo di eM Client è il sistema di backup automatico. Il sistema backup assicura che tutte le e-mail e gli allegati siano archiviati in modo sicuro sul computer o nel cloud. Abilita i backup automatici e lascia che eM Client faccia il resto!
Per abilitare i backup automatici per salvare tutti i messaggi e i dati:
- Andare su: Menu > Impostazioni > Generale > Backup.
- Per impostazione predefinita, i dati verranno salvati localmente nella cartella Documenti del tuo computer. Tuttavia, puoi cambiare la cartella in una posizione diversa nel tuo dispositivo o persino impostarla su una cartella presente sul tuo cloud se ne hai uno (Dropbox, OneDrive...) - in questo modo il backup sarà al sicuro anche se il dispositivo venisse perso o danneggiato.
- Se desideri utilizzare il backup per il ripristino completo degli account IMAP e EWS, i tuoi messaggi devono essere scaricati per l'uso offline. Puoi scaricare l'intero account andando su Menu > Account, quindi seleziona le impostazioni in IMAP o Exchange. Questo scaricherà tutti i messaggi sul tuo account. Se si desidera eseguire questa operazione per una cartella specifica, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella > Proprietà > Offline.
eM Client è un'ottima soluzione se desideri una casella di posta organizzata e la possibilità di proteggere le tue vecchie e-mail. Quindi non dovrai mai chiederti: "dove sono le mie vecchie e-mail?". Dai un'occhiata al nostro blog per saperne di più su come gestire la tua casella di posta e ottenere il massimo dalla tua applicazione eM Client!
Nuovo in eM Client?
Provalo! È gratuito e favoloso.
Se vuoi ancora di più, acquista la licenza PRO e goditi:
-
account di posta elettronica illimitati
-
uso commerciale illimitato
-
supporto VIP professionale
-
sezioni Note e Allegati
-
Posticipo messaggi
-
Posta di massa
-
Invio programmato
-
Monitoraggio risposte
e molto altro.
Nel frattempo, dai un'occhiata al nostro canale YouTube per i tutorials How-to.