A molti di noi piace mantenere efficiente il proprio processo di lavoro, e non solo a causa dell'ambiente di lavoro frenetico. In questo articolo, esploreremo come eM Client può farti risparmiare tempo ed energia preziosi grazie alle azioni rapide.
Quando si utilizza l'e-mail di lavoro, si arriva ad un punto in cui ci si abitua al proprio ruolo e si è già trovato il modo migliore per gestire determinate e-mail. Mentre ripetevi la stessa serie di azioni durante la tua giornata lavorativa, potresti aver pensato: non c'è un modo più semplice per svolgere tutte queste attività di routine?
Le azioni rapide ti aiuteranno a ottenere un flusso di lavoro ancora più fluido.
La funzione Azione Rapida consente di eseguire una serie di attività interconnesse con un'unica scorciatoia da tastiera.
Come utilizzare le Azioni Rapide nell'app desktop eM Client
È possibile creare una nuova azione rapida da Menu > Azioni rapide oppure utilizzando la barra degli strumenti principale per aprire un menu Azioni rapide e selezionando Gestisci.
Nella sezione Azioni rapide è possibile modificare le azioni rapide esistenti o crearne di nuove facendo clic sul pulsante + Aggiungi
Dopo aver fatto clic su + Aggiungi, verrà visualizzata la finestra Dettagli. È quindi possibile creare la nuova azione rapida aggiungendo un'azione alla sequenza:
Una volta selezionate le azioni da eseguire, assegna un nome alla tua nuova azione rapida e seleziona quale combinazione di tasti la avvierà:
Nota: puoi assegnare qualsiasi scorciatoia tu preferisca, comprese quelle a tasto singolo, a meno che questo/i tasto/i non siano già in uso. Puoi visualizzare le combinazioni di tasti già occupati in Impostazioni > Generale > Tasti Rapidi.
L'uso dei tasti rapidi è completamente facoltativo: è possibile modificarli nelle impostazioni. Maggiori informazioni qui.
Se si desidera modificare l'ordine delle azioni, trascinare e rilasciare l'azione in uno slot diverso, oppure selezionare l'azione facendo clic su di essa e utilizzare le frecce della barra degli strumenti per spostarla nella posizione preferita:
Una volta terminato, non dimenticare di fare clic su Salva e chiudi per salvare la tua nuova azione rapida.
Per avviare l'Azione rapida, puoi utilizzare la scorciatoia che le hai assegnato. In alternativa, le azioni rapide possono essere avviate dalla barra degli strumenti principale o (quando si è nella finestra principale), è possibile utilizzare la scorciatoia con un solo tasto - Q - per aprire la barra delle azioni rapide. Una volta aperto, inizia a digitare il nome dell'azione rapida che desideri avviare, quindi fai clic su di essa per avviarla.
La funzione Azioni rapide è attualmente disponibile solo nell'app desktop eM Client per gli utenti con licenza a pagamento.
Quando posso utilizzare le azioni rapide?
Durante la composizione di e-mail
C'è un'e-mail che invii spesso? Puoi creare un'azione rapida che aprirà automaticamente una nuova finestra di composizione, compilerà la tua firma, inserirà un modello o un testo rapido, aggiungerà il destinatario o Cc: (copia per conoscenza), l'oggetto, e ti avviserà anche quando il destinatario risponde.
Risulta anche molto utile essere in grado di inviare rapidamente una risposta educata e gentile alle e-mail che dovranno attendere fino a quando sarai meno occupato. In questo modo, potrai dare loro l'attenzione di cui hanno bisogno. Confermando le loro e-mail, i tuoi colleghi o clienti sapranno che non li stai ignorando, il che è sempre meglio che lasciarli senza una risposta.
Diamo un'occhiata a questo esempio di Azione Rapida sul campo: apri la finestra Azioni Rapide, crea una nuova Azione Rapida e aggiungi quanto segue:
Etichetta - Rispondi - Aggiungi Testo Rapido - Usa la firma - Invia - Crea attività dal messaggio
L'aggiunta di una etichetta che recita "Risposta dettagliata necessaria", o qualcosa di simile, ti aiuterà a vedere quali e-mail richiedono la tua attenzione in seguito.
Inserisci del testo nell'e-mail attraverso Testo rapido (Impostazioni > Posta > Testo Rapido).
Ma personalizziamolo un po' aggiungendo una variabile che inserirà il nome del destinatario dell'e-mail o un segnaposto che potrai modificare manualmente prima che l'e-mail venga inviata:
Aggiungi una firma a tua scelta e non dimenticare l'azione Invia.
Il tocco finale è la creazione di un'attività dal messaggio: una volta inviato il messaggio, si aprirà automaticamente una finestra di creazione dell'attività. Pianifica un momento migliore per una risposta dettagliata e imposta un promemoria, magari dopo aver finalmente inviato quella proposta di progetto con una scadenza urgente?
Seleziona la scorciatoia attraverso una combinazione di Tasti Rapidi che ti sembra più comoda, quindi salva la tua nuova azione rapida.
Quando si gestisce la Posta in arrivo
Potresti preferire l'ordinamento delle e-mail in arrivo nelle tue cartelle e, sebbene la funzione Regole possa risolvere facilmente questo problema, a volte è necessario un ordinamento semi-manuale. Soprattutto quando ci sono molte variazioni in termini di indirizzi dei mittenti o di oggetti e contenuti dei messaggi.
Una soluzione semplice per questi casi è la creazione di un'azione rapida per spostare un'e-mail in una cartella.
Basta creare una combinazione di Tasti Rapidi per ciascuna delle tue cartelle e ordinare le tue e-mail avendo anche il controllo completo di cosa va dove. E già che ci sei, puoi aggiungere una etichetta all'e-mail e contrassegnarla come letta all'interno della stessa azione rapida.
A volte ricevi un'e-mail e sai immediatamente che dovrebbe essere gestita da un collega piuttosto che da te. Una semplice azione rapida può non solo inoltrare l'e-mail alla persona incaricata, ma anche salvare una copia dell'e-mail in una cartella preparata, quindi questa attività risulterà totalmente indolore:
Le azioni rapide possono trasformare il tuo modo di lavorare e aiutarti a ottimizzare le tue attività. Non dovrai ripetere la stessa serie di azioni e perdere tempo nel processo. Con le azioni rapide, puoi comporre facilmente nuove e-mail e risposte, organizzare la tua casella di posta e creare attività correlate utilizzando una semplice combinazione di tasti (Azioni Rapide).
Prova le Azioni rapide per un flusso di lavoro più fluido ed efficiente: siamo sicuri che le troverai utili!
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