Smiley, emoji o gif sono diventati parte integrante della nostra comunicazione privata quotidiana e questi "aiuti visivi" di espressione scritta costituiscono un linguaggio a sé stante. Ma è appropriato usare faccine o emoji nella comunicazione professionale, o ancora di più nelle e-mail aziendali?
Emoticon, smileys, emoji, adesivi, GIF: qual è la differenza?
Chiariamo prima la terminologia:
Le emoticon sono sequenze di caratteri ASCII. Questi sono creati semplicemente usando e combinando diversi segni di punteggiatura, lettere o numeri, per creare una semplice rappresentazione di un'emozione. Le emoticon più conosciute sono ovviamente le :-) e :-( volti, usati per la prima volta nel 1982 – il che significa che le emoticon stanno per celebrare il loro 40imo anniversario!
A volte, però, queste emoticon basate sui caratteri vengono automaticamente convertite dalle app in una rappresentazione visiva in linea più accattivante, come 😊 ☹ - queste facce gialle che trasmettono meglio stati d'animo come rabbia, paura o gioia sono faccine. E a differenza della maggior parte delle emoticon, non sono ruotate di 90°.
Emoji è originariamente un'invenzione giapponese e un termine giapponese (e, "immagine" e moji, "carattere"). È, per così dire, un ulteriore sviluppo o una prossima generazione di emoticon, reso popolare principalmente attraverso gli utenti di iPhone. Rispetto alle emoticon e agli smiley, gli emoji rappresentano un'intera gamma di oggetti o concetti e non si basano sui caratteri della tastiera. Tuttavia, gli emoji sono standardizzati e necessitano di risorse per ogni icona di un set.
È qui che entrano in gioco gli adesivi, i quali fungono semplicemente come immagini, e possono essere unici per ogni app oltre che raffigurare praticamente qualsiasi concetto.
Infine, le GIF (Graphical Interchange Format), utilizzato per la prima volta nel 1987, è una breve sequenza video senza suono o una serie di immagini che girano all'infinito in un loop e possono mostrare qualsiasi cosa, dalle scene di film alle animazioni casuali.
Perché gli smiley e gli emoji sono così popolari?
In effetti, gli smiley alleggeriscono la comunicazione scritta, chiariscono le informazioni e trasmettono emozioni, il che è ancora più importante se c'è una mancanza di una vera conversazione faccia a faccia - cosa sempre più comune, in particolare dal 2020.
Smiley ed emoji, così come adesivi e GIF, possono compensare i gesti mancanti, il tono di voce e altri elementi di comunicazione su cui facciamo affidamento quando parliamo con qualcuno di persona. Inoltre, possono accelerare significativamente la comunicazione sia per il mittente che per il destinatario.
Gli smileys nelle e-mail di lavoro sono fuori luogo?
Poiché tutto dipende dal contesto, non esiste una risposta netta al fatto che l'uso di smiley nelle e-mail aziendali sia appropriato o meno, ma ci sono alcune regole di base da considerare.
La formalità del messaggio, ad esempio, è un buon indicatore: se scrivi un'e-mail che in passato avresti inviato come lettera stampata, è sicuramente indicato omettere qualsiasi cosa informale come le faccine. Fatture, preventivi, annunci ufficiali o applicazioni rientrerebbero tutti in questa categoria.
I rapporti con i destinatari è l'aspetto cruciale. Se il mittente e il destinatario non si sono mai incontrati, o se esiste una barriera culturale tra i due, gli smiley possono essere un po’ azzardati. Se conosci un partner commerciale o un cliente da un po' e siete in confidenza, si potrebbero anche utilizzare le faccine, ma andrebbero comunque usate con parsimonia. Tra colleghi, l'uso di faccine non dovrebbe rappresentare alcun problema.
Le faccine stemperano la tensione nella comunicazione aziendale?
Le e-mail critiche, in particolare, possono essere influenzate positivamente da uno smiley ben scelto. Uno smiley che ride o ammicca può stemperare i sentimenti negativi nel destinatario e ridurre il rischio che prenda personalmente una critica.
È sempre bene essere consapevoli dell'uso di smiley ed emoji e considerare sempre in anticipo esattamente quale effetto lo smiley scelto potrebbe avere sul destinatario. Per essere più flessibili, è ovviamente molto vantaggioso utilizzare un'app di posta elettronica che supporti tecnicamente gli smiley e pensi a diversi contesti culturali, come eM Client 😊
Come rispondere a un'e-mail di lavoro che utilizza smiley?
Se l’interlocutore usa smiley nella comunicazione e-mail, ciò non significa che devi fare lo stesso per non apparire scortese. Altresì, è meglio sviluppare un proprio stile di comunicazione, che può (o meno) includere anche alcuni smiley. Ovviamente, questo non significa che non dovresti adattare il tuo stile a destinatari diversi. Ciò che rimane comunque decisivo è l'eventuale tono e linguaggio della tua email.
Le e-mail di lavoro dovrebbero utilizzare emoji nel campo ‘oggetto’?
La risposta breve è: no. Le righe dell'oggetto dovrebbero rimanere chiare invece di essere piene di icone. Molti client di posta elettronica potrebbero comunque avere problemi a riconoscere gli emoji e trasformare queste righe dell'oggetto in un pasticcio. Inoltre, le e-mail contenenti caratteri speciali come faccine ed emoji (nella riga dell'oggetto o nel corpo del testo) potrebbero facilmente nello spam, specialmente nell'ambiente aziendale.
Come usare faccine ed emoji in eM Client?
Fortunatamente, eM Client ha un ampio supporto per centinaia di emoji (tutti standard, inclusa la selezione e la categorizzazione del colore della pelle), un bellissimo set di adesivi su misura ed è inoltre presente l'intero database Giphy da poter utilizzare.
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