Questa introduzione ruota attorno a Office 365, sia esso versione desktop o cloud. Se si utilizza una versione precedente del client Outlook, non preoccuparti, stiamo parlando di modifiche minori.
Il tuo tanto atteso tempo libero dalle attività quotidiane sta arrivando e vuoi solo staccare un po’ e goderti una vacanza. È buona regola far sapere ciò ai tuoi contatti e perché non sarai disponibile. Questo è ciò che le risposte automatiche, o fuori sede, fanno. Questa funzione intelligente controlla le e-mail e le risposte in arrivo e risponde con un messaggio da te preimpostato. Daremo un'occhiata a come configurare un modello fuori sede e mostreremo alcune delle sue impostazioni avanzate.
Creazione di un modello fuori sede in Outlook
È necessario passare da Menu > Risposte automatiche. Nella nuova finestra sarà possibile attivare le risposte automatiche. Le impostazioni qui consentono di impostare le risposte per un determinato periodo di tempo o fino a quando non verranno disattivate manualmente. È più utile attivarle per un periodo di tempo stabilito, poiché consente alcune funzionalità bonus, ovvero di rifiutare gli inviti per nuove riunioni o annullare tutte le riunioni durante la finestra temporale selezionata. Inoltre, è possibile differenziare le risposte da inviare solo ai membri dell'azienda, all'elenco dei contatti o a ogni messaggio di posta elettronica ricevuto. L'editor di testo per le risposte automatiche consente di eseguire tutte le modifiche alle quali sei abituato da altri editor di documenti.
Possiamo dare una rapida occhiata qui a come eM Client gestisce tutto ciò. Le impostazioni per le risposte automatiche sono quindi praticamente identiche a quelle a cui siamo tutti abituati. Ciò significa che modificarle sarà un gioco da ragazzi. Sono disponibili diverse opzioni per configurare il modello in base alle proprie esigenze. Le risposte automatiche possono essere impostate per un determinato periodo di tempo oppure è possibile rispondere solo alle persone nell'elenco contatti. Inoltre, puoi creare un modello univoco per ciascuno dei tuoi account.
Il miglior messaggio e-mail per il ‘fuori sede’
Ricorda però, anche con così tante opzioni, la tua risposta automatica dovrebbe essere concisa, con il riferimento ad un possibile contatto di una persona che sta gestendo le tue attività durante la tua assenza. Oltre a questo, dovresti anche includere informazioni sull'orario in cui non sarai disponibile, e volendo sul motivo della tua assenza. Ovviamente consigliamo di fare sempre molta attenzione agli errori di battitura: controlla attentamente la tua risposta automatica per evitare figuracce e mancanza di professionalità.