3 apr 2025

Non lavorare di più, ma lavora in modo più intelligente grazie agli strumenti di AI di eM Client

Nel mondo frenetico di oggi, si ha spesso l'impressione di dover lavorare a una velocità incredibile per stare al passo. Tutti sono alla ricerca di nuovi modi per semplificare le attività e massimizzare la produttività, e la comunicazione via e-mail è una delle aree in cui la tecnologia può fare una differenza significativa.

Mentre scrivi l'ennesima e-mail di lavoro per riassumere una riunione che in fondo avrebbe potuto essere un'e-mail fin dall'inizio, a volte è difficile non sentirsi un po' scoraggiati. Fortunatamente, gli strumenti di intelligenza artificiale integrati di eM Client sono qui per salvare la giornata (e i tuoi nervi!).

In questo post, ci immergeremo nei potenti strumenti di intelligenza artificiale in grado di migliorare il tono e la chiarezza delle tue e-mail, e aiutarti a rispondere rapidamente a colleghi e clienti senza perdere la tua sanità mentale.

Esploriamo come questi strumenti possono trasformare la tua esperienza di posta elettronica.

Work smarter, not harder – with eM Client AI tools

Abbiamo spiegato le funzionalità di controllo ortografico e l’AI per la di correzione di bozze in eM Client - e come abilitarle - nel nostro precedente post sul blog qui.

Ma… sapevi che la correzione di bozze è solo uno dei tanti potenti strumenti AI che hai a disposizione con eM Client? Al giorno d'oggi, l'intelligenza artificiale può portare efficienza e semplicità alle tue e-mail, evitandoti fatiche e perdite di tempo.

In cosa può aiutare l’intelligenza artificiale?

Dopo aver attivato le funzionalità AI in Impostazioni > Posta > Intelligenza Artificiale > Abilita Intelligenza Artificiale, diamo un'occhiata ad alcuni dei modi in cui puoi utilizzare l'AI in eM Client.

L'AI può aiutarti in molte cose: ecco un elenco di tutte le opzioni generali (per ognuna di esse troverai ulteriori opzioni):

Genera testo
Rispondi con l'intelligenza artificiale
Abbrevia
Allunga
Controlla
Riformula
Cambia tono
Riscrivi in prima persona
Traduci

Introdurremo alcune delle funzionalità in modo più dettagliato con alcuni esempi.

Quando creiamo una nuova e-mail, spesso ci ritroviamo in uno stile di scrittura che possiamo chiamare "flusso di coscienza", che non tutti amano leggere. Prima di inviare un'e-mail così lunga, prendi in considerazione l'utilizzo della funzione AI "Abbrevia":

[
'Cara Deborah,
Spero che questa e-mail ti trovi bene. Volevo prendermi un momento per dare seguito alla recente discussione che abbiamo fatto relativamente al progetto in corso, in particolare gli aspetti dei risultati, le tempistiche e i risultati attesi che abbiamo brevemente toccato. Come sicuramente saprai, è fondamentale mantenere una comprensione chiara e coerente degli obiettivi del progetto per garantirne il completamento con successo, e ho pensato che sarebbe stato prudente rivedere alcuni dei dettagli più piccoli per assicurarci di essere tutti allineati e pienamente informati.
Per cominciare, come abbiamo discusso nel nostro incontro della scorsa settimana (il [data dell'incontro]), siamo ancora in fase di finalizzazione dell'ambito di lavoro per la prossima fase del progetto. Ciò comporta una serie di attività, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la finalizzazione delle specifiche deliverable, l'allineamento delle nostre tempistiche, e la risoluzione di eventuali ostacoli che potrebbero sorgere man mano che andiamo avanti. L'obiettivo, ovviamente, è quello di garantire che ogni fase sia accuratamente tracciata, in modo da evitare inutili ritardi o incomprensioni lungo il percorso. Come sappiamo, la chiave per mantenere tutto in carreggiata è una comunicazione coerente e una comprensione condivisa di ogni traguardo.
Per quanto riguarda la tempistica, volevo sottolineare l'importanza di rispettare le date concordate per ogni deliverable. Pur comprendendo che le scadenze a volte possono cambiare a causa di circostanze impreviste (come spesso accade in progetti di questa natura), credo che sia imperativo rimanere consapevoli di queste scadenze per evitare ritardi a cascata che potrebbero avere un impatto significativo sul progetto complessivo. Sono fiducioso che con il livello di impegno e dedizione che il nostro team ha dimostrato finora, saremo in grado di mantenere la rotta. Tuttavia, potrebbe valere la pena avere una discussione nel prossimo futuro per rivedere la tempistica in modo più dettagliato ed eventualmente apportare le modifiche necessarie.
Inoltre, per quanto riguarda i risultati stessi, vorrei ribadire l'importanza di garantire che tutti i requisiti del progetto siano chiaramente delineati e concordati da tutte le parti interessate prima di procedere con qualsiasi lavoro significativo. L'ultima cosa che vogliamo è trovarci in una situazione in cui siamo costretti a dover rivedere delle attività completate in precedenza a causa di una mancanza di chiarezza o di un errore di comunicazione all'inizio del processo. A tal fine, sarebbe utile programmare un incontro di follow-up con i membri chiave del team coinvolti nella finalizzazione dei deliverables, in modo da poter garantire che tutti gli elementi siano acquisiti in modo appropriato e che eventuali domande o dubbi possano essere affrontati prima di procedere alla fase successiva.
Vorrei anche cogliere l'occasione per sottolineare l'importanza di una documentazione approfondita in ogni fase del progetto. I report dettagliati aiutano a mantenere una chiara traccia di controllo, che può rivelarsi preziosa nel caso in cui sia necessario fare riferimento a decisioni, modifiche o approvazioni precedenti. Data la natura complessa di questo progetto, disporre di una documentazione completa ci fornirà il livello di trasparenza e responsabilità di cui abbiamo bisogno.
In conclusione, sono ansioso di continuare il nostro lavoro su questo progetto e di andare avanti con i prossimi passi in modo tempestivo ed efficiente. Se hai domande, dubbi o pensieri sulle questioni sopra descritte, non esitare a contattarmi. Sono più che felice di discutere ulteriormente uno qualsiasi di questi punti o di fornire ulteriori chiarimenti di cui potresti aver bisogno.
Grazie ancora una volta per la tua attenzione a questa questione, e spero di avere tue notizie presto'.

Testo abbreviato:

'Cara Deborah,
Spero che tu stia bene! Volevo fare un breve follow-up sulla nostra recente discussione riguardo al progetto, in particolare su risultati, tempistiche e obiettivi. È importante mantenere chiara la comprensione degli obiettivi per assicurare il successo.
Come abbiamo detto, stiamo finalizzando l'ambito di lavoro per la prossima fase. Questo include la definizione delle deliverables e l'allineamento delle tempistiche. È fondamentale rimanere sulla buona strada per evitare ritardi e incomprensioni.
Ribadisco l'importanza di rispettare le scadenze vereinate. Sarebbe utile avere un incontro per discutere dettagliatamente la tempistica e apportare eventuali modifiche necessarie.
Inoltre, è cruciale che tutti i requisiti siano chiaramente concordati prima di procedere con il lavoro significativo. Un incontro di follow-up con i membri chiave del team potrebbe essere utile.
Infine, ricorda l'importanza di una documentazione approfondita, che ci aiuterà a mantenere trasparenza e responsabilità nel progetto.
Non vedo l'ora di proseguire il nostro lavoro. Se hai domande o dubbi, non esitare a contattarmi!
Grazie e a presto!']

Oppure puoi "Cambiare tono" dell'email:

[ Testo originale:
'Ehi Deborah!
Spero tutto bene! Volevo solo dare un'occhiata al nostro progetto e vedere come stanno andando le cose. Fammi sapere se hai bisogno di qualcosa o se c'è qualcosa che posso fare per aiutarti.
A dopo,
Bob'
Testo generato:
“Gentile Deborah,
Spero che tu stia bene. Vorrei fare un aggiornamento sul nostro progetto e verificare come procedono le attività. Ti prego di farmi sapere se hai bisogno di assistenza o se c'è qualcosa che posso fare per supportarti.
Cordiali saluti,
Bob”]

Potresti dover inviare una e-mail veloce su una riunione ma hai preso solo brevi appunti? L'intelligenza artificiale è qui per aiutarti con la funzione "Genera testo". Scrivi i punti importanti con alcune istruzioni nella casella di testo fornita, scegli la lunghezza e il tono, e lascia che il messaggio si scriva da sé come ha fatto il team manager qui:

[Instructions for AI:
'Scrivi un riassunto per l'incontro di oggi rivolgendomi a tutti:
Tempistica del progetto discusso - scadenza fissata per il 19 febbraio.
Attività assegnate:
Deborah gestisce la ricerca.
Ollie lavora al design.
Budget rivisto: in linea con i tempi, senza modifiche necessarie.
Passaggi successivi:
Finalizzare la bozza entro il 10 febbraio
Prossimo meeting previsto per il 12 febbraio
Azione:
Invierò l'email di aggiornamento entro il 5 febbraio
Lorna esaminerà la bozza prima del prossimo meeting'

Testo generato:
“Gentili colleghi,
Desidero fornire un riassunto dell'incontro di oggi riguardo allo stato attuale del progetto. Abbiamo fissato la scadenza per il 19 febbraio. Le attività sono state assegnate come segue: Deborah si occuperà della ricerca, mentre Ollie sarà responsabile del design. Il budget è stato rivisto e risulta in linea con i tempi previsti, senza necessità di modifiche.
I passaggi successivi includono la finalizzazione della bozza entro il 10 febbraio, con il prossimo meeting programmato per il 12 febbraio. Per quanto riguarda le azioni imminenti, invierò un'email di aggiornamento entro il 5 febbraio, e Lorna esaminerà la bozza prima del nostro incontro successivo.
Rimango a disposizione per eventuali domande.
Cordiali saluti,”

[SIGNATURE]' ]

Puoi scegliere la lunghezza dell'email generata, il tono (amichevole, formale o austero) e persino la lingua da utilizzare.

La funzione "Rispondi con AI" ti farà risparmiare un sacco di tempo ed energia analizzando il testo e suggerendo una risposta corretta in base alle tue preferenze.

Questa funzione si dirama e offre diverse opzioni in termini di risposta:

Rispondi con AI

Risposta
Grazie
Non interessato
- Forse la prossima volta
- Mai
Dimmi di più
- Interessato
- Incerto
Risolvi con qualcun altro

Il contenuto della risposta varierà a seconda dell'opzione scelta.

Forse sei come Deborah: immerso fino al collo in un progetto di lavoro e il tuo capo continua a starti addosso? Usiamo l'intelligenza artificiale per affrontarlo rapidamente senza perdere il lavoro:

Nella finestra Rispondi, fai clic sull'icona "AI" e scegli "Rispondi con AI" > "Rispondi".

[ALT TEXT:
“Cara Deborah,
Spero tu stia bene.
Volveo seguire il progetto e vedere se ci sono aggiornamenti o ulteriori informazioni di cui potresti aver bisogno da parte mia per aiutare a far progedire le cose.
Se c'è qualcosa di cui vorresti discutere o se posso assisterti in qualche modo, non esitare a contattarmi.
Non vedo l'ora di ricevere tue notizie.
Cordiali saluti,
Bob”

Questa opzione genererà una risposta a qualsiasi e-mail, tenendo presente la reazione a qualsiasi domanda:

[ALT text:
Caro Bob,
Spero che tu stia bene.
Grazie per il tuo messaggio. Attualmente sto lavorando al progetto e ho alcune aggiornamenti che posso condividere. Vorrei anche sapere se hai bisogno di ulteriori informazioni da parte mia per facilitare il progresso.
Se hai bisogno di discutere qualche dettaglio o se posso aiutarti in qualche modo, non esitare a contattarmi.
Attendo tue notizie.

Cordiali saluti,]

A volte la persona ti sta chiedendo qualcosa che dovrebbe essere gestito da qualcun altro: scegli l'opzione "Risolvi con qualcun altro" e apparirà una finestra "Seleziona contatto" finestra "Seleziona contatto".

Scegli la persona responsabile con cui vuoi che il mittente si metta in contatto e fai clic su "OK".

Come puoi vedere, la risposta reindirizzerà Bob a inviare una richiesta a Ollie:

[ALT TEXT
'Caro Bob,
Grazie per il tuo messaggio. Ti incoraggio a contattare Ollie Carpenter all'indirizzo [email], poiché sarà in grado di fornirti le informazioni e il supporto necessari per il progetto.
Cordiali saluti,,
[Deborah]']

La vita lavorativa a volte può mettere alla prova la tua pazienza. Deborah si sentiva frustrata dalle continue domande di Bob su un progetto che non stava supervisionando.

Vediamo cosa succede se sceglie la strada "Rispondi con AI" > "Non interessata" > "Mai":

eM Client: Reply With AI - Not Interested

[ALT TEXT:
'Gentile Bob,
Ti ringrazio per il tuo messaggio, ma non sono interessato a questo progetto e non desidero essere contattato al riguardo in futuro. Apprezzo la tua comprensione.
Cordiali saluti,
[Deborah]']

Come mostrato qui, l'intelligenza artificiale può aiutarti a scrivere una risposta rapida e diretta a qualsiasi e-mail.

E se l'intelligenza artificiale manca il bersaglio, modifica l'e-mail suggerita finché questa si adatti a come l’avevi immaginata.

Gli strumenti di intelligenza artificiale di eM Client sono progettati per aiutarti a navigare tra le complessità della comunicazione e-mail con facilità ed efficienza. Queste utili funzioni possono semplificare la stesura delle e-mail, cambiare il tono della comunicazione, e consentire di creare risposte rapide e ben scritte.

Questi strumenti di intelligenza artificiale sono disponibili come componente aggiuntivo che può essere acquistato in aggiunta alla tua licenza con pagamento una tantum. In alternativa, puoi accedervi con l’abbonamento annuale, che include il componente aggiuntivo AI (AI Add-on) nel prezzo.

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